仕事ができる人の話し方の特徴！端的、明確に伝えるスキルを身につけよう。

仕事をする中で、話をしていて「わかりやすい人」と「そうではない人」がいると思います。優秀な人の話し方にはいくつか特徴があります。今回は、仕事ができる人の「話をするときの特徴」についてみていきましょう。

この記事を読むと、わかりやすく話をする方法がわかります。また、わかりやすく話をするためにはどのようなスキルが必要かについても述べていきたいと思います。

仕事ができる人の話し方の特徴！

最初に目的を話す

話すことにおける目的とは、
①何について話をするのか
②自分が相手に求めること
この2つのことをいいます。仕事でコミュニケーションをとる際は、最初にこれらを明確に伝えることが大切です。

具体的には、
「〜についての確認なのですが。」
「〜についての報告です。」
「〜について相談があります。」
このようなセリフが大事になってきます。

〈①に関して〉
仕事中は忙しく時間がないことが多いです。
最初に「○○についての話をします。」と明確に言われた方が、相手側にとっては余計なことを考えたり質問をする手間が減るため非常に助かるでしょう。

〈②に関して〉
人は話をする時に、相手に何かを求めているはずです。「質問に答えて欲しい」「わからないところがあって教えて欲しい」「ただ話を聞いて欲しい」など「話をする目的」があるはずです。
従って、具体的な話をする前に「今回私はこのような目的であなたに話かけています。」ということを伝えるとよいでしょう。相手側としては、自分の求められている役割がわかるため大変効率的です。具体的には、「確認」「報告」「相談」などの目的がわかる言葉を使うとよいでしょう。

結論から話す

物事を順序立てて説明をする際に結論を先に述べる話し方のことです。「結論から言うと」というセリフで始まることが多いです。

結論から述べるメリットは、以下となります。

結論から話をするコツは、自分の中で何が言いたいのかしっかり整理することです。これには論理的な思考力が必要になります。

注意点として、結論を述べた後に補足説明が足りない場合があります。すると、背景や根拠、そこに至るまでの過程において誤解が生じる可能性があります。よって、結論を述べた後にしっかりと「理由」や「過程」を伝えましょう。

ビジネスにおいて、最初に話の要点や主張をしっかりと伝えるフレームワークに「PREP法」と呼ばれるものがあります。論理的思考力が低い方でもこれに当てはめて整理をすれば綺麗にまとめることができるでしょう。

論点がズレない

仕事において話をする際は、論点がズレないように話をすることがとても大切です。特に忙しく立て込んでいるときは、スピーディーに結論に達する必要があります。

では、論点がズレるとはどのような状態のことをいうのでしょうか。これは、話している内容がそもそも論じていることから外れてしまうということです。以下に例えを示します。

このように実際の論点とは異なる話題や掛け離れた分類の話をしてしまうことを論点がズレるといいます。

では、なぜ論点がズレてしまうのでしょうか。理由としては以下の2点があげられます。

〈①について〉
話の目的や前提条件がわかっていないということになります。これでは共通認識がとれていないため話がどんどん違う方向に進んでしまいます。

〈②について〉
自分の頭の中で整理ができていないと、話の筋道というものが全くない状態になってしまいます。すると、思いついたことをそのまま話してしまい感情論や優先度が低い話をしがちになります。

このように、論点がズレてしまうと仕事に大きく支障をきたしてしまいます。従って、論点がズレないということはとても大切になります。
もし論点をズラして話をする必要がある際は、「今回の目的とは異なりますが」など一言付け加えるようにすると相手にわかりやすく伝わるでしょう。

論理的思考力をつけよう。

論理的思考力(ロジカルシンキング)とは、物事を筋道を立てて整理し、矛盾がないように結論に導く力です。上記のように目的を明確にすることや、結論から話すことは論理的思考力の考え方です。

論理的思考力の基本には、問題を深堀していく基本的なフレームワークである「ロジックツリー」、漏れなくダブりなく整理する「MECE」などがあります。他にも、主張や根拠の正当性をわかりやすく説明する「ピラミッドストラクチャー」、15秒～30秒の短時間でプレゼンをする「エレベーターピッチ」、「帰納法」、「演繹法」などさまざまなフレームワークや考え方があります。

論理的思考力は物事を分解して深堀していくため「問題解決」においても役に立つ力です。

論理的思考をつけるための方法

ここからは、論理的思考力をつけるためにはどうすればよいかを考えていきましょう。

以下にこのような論理的思考力をつけるための方法を3つ紹介していきます。

本を読む

論理的思考力についてまとめている本を読むことです。最近は論理的思考に関するビジネス書籍がかなり増えました。まずは書籍を読み論理的思考力の全体像を掴むことをおすすめします。下記におすすめを載せておきます。

思考・論理・分析―「正しく考え、正しく分かること」の理論と実践 2004/7/15 波頭 亮 (著)
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深く考え、わかりやすく伝える力が身につく 論理思考大全 2019/7/31 西村 克己 (著)
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書き出す

これは、自分の思考を外側は書き出すということです。手段としては紙面に直接書くことやスマートフォンのメモ帳などにアウトプットしていくことがあげられます。

頭の中で考えていることを視覚的に見える形にすることで、さまざまなメリットがあります。視覚を使いながら整理整頓ができる、新たな発想が浮かんでくる、間違いに気付きやすくなる、などがあげられ、より深く思考を整理することができます。

ここで、1つおすすめの方法を紹介します。
まず、A4用紙1枚に問いや論点を書きます。次にその答えとして思いついたことを1分以内に書き上げていきます。これをゼロ秒思考といい、頭の中を即座に整理するために行います。これを1日10枚行うことで思考力を格段に鍛えることができるそうです。書籍で詳しいやり方が記載されているので参考にしてみてください。

ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング 2013/12/20 赤羽 雄二 (著))
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身近な問題を解決してみる

仕事や日常生活において、さまざまな問題が生じているでしょう。例えば、「残業時間が長い。」「朝起きることができない。」「貯金がなかなかたまらない。」などがあげられます。

このような問題に対して、なぜそのような問題が生じているのかを考えたり具体的な解決策を考えてみましょう。

問題解決は、現状を把握して問題を見つけるところからはじまります。問題が見つかったら、なぜそのような問題が生じているのか原因を深堀していきます。核となる原因をみつけたら改善するためにはどうすればよいかを考えます。このような一連の過程ではおいて、論理的思考力をしっかり使います。

日常の問題を解決する力がなければ、仕事における高度で複雑な問題を解決することはできないでしょう。

まとめ

仕事ができる人の話し方の特徴をまとめてきました。まとめると、仕事ができる人は「論理的思考力がある」ということになります。

上記を参考に論理的思考力を少しずつ鍛え、スマートに話ができるようになりましょう。